Optimaal resultaat bereiken met een effectieve briefing: dit moet je weten

Of het nu gaat om een webdesign project, een crossmediale campagne of het opstellen van een merkprofiel, voor het slagen van de opdracht is heldere communicatie essentieel.

Een goede briefing vormt de basis voor een succesvolle samenwerking. Maar dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Een onvolledige briefing (of de afwezigheid ervan) leidt maar al te vaak tot onduidelijkheid over de scope van de opdracht en het te bereiken einddoel. Dit resulteert in frustratie bij alle partijen, extra werk en in het ergste geval zelfs mislukking van het project.

In dit artikel bespreek ik wat een briefing is, het belang ervan, en deel ik praktische tips voor het opstellen van een ijzersterke briefing.

Wat is een briefing?

Een briefing is een document waarin je als opdrachtgever alle betrokken partijen informeert over het doel dat je wilt bereiken, de verwachtingen die je hebt en de randvoorwaarden van het betreffende project of opdracht.

De briefing zorgt ervoor dat alle betrokken partijen werken met dezelfde informatie en weten wat er van hen en elkaar verwacht wordt.

Het nut van een goede briefing

Een briefing dwingt je om na te denken over wat je wilt bereiken.

Op basis van een goede briefing kan er in eerste plaats een passende offerte worden gemaakt maar ook kunnen alle betrokken partijen zich beter voorbereiden op het project. Door afspraken te maken over de werkwijze, de planning en de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen, kunnen zij hun werk beter coördineren en efficiënter samenwerken.

Een briefing kan daarnaast ook helpen om eventuele beperkingen of knelpunten tijdig op te sporen en op te lossen voordat ze tot problemen leiden. Dit kan bijvoorbeeld door het maken van afspraken over hoe om te gaan met onvoorziene omstandigheden of door het aanpassen van de werkwijze of planning.

Kortom, een goed geformuleerde briefing draagt bij aan een tevreden opdrachtgever én opdrachtnemer. Beide partijen weten immers waar ze aan toe zijn en kunnen verwachten dat het eindresultaat aan de verwachtingen voldoet.

5 Tips voor het opstellen van een effectieve briefing

Zorg voor een logische opbouw

Structureer je briefing door middel van een logische opbouw. Verdeel het document in duidelijke secties met koppen, zodat alle belangrijke informatie gemakkelijk te vinden is. Denk ook na over de volgorde van de secties, omdat dit helpt bij het begrijpen van de briefing. Een logische opbouw maakt de briefing leesbaarder en daarmee effectiever.

Formuleer een duidelijke doelstelling

Formuleer je doel helder en duidelijk zonder de nadruk te leggen op de exacte uitvoering van de opdracht. Dit stelt de betrokken experts in staat om de beste aanpak te kiezen voor het beste eindresultaat. Ik schreef het eerder al, een briefing dwingt je om na te denken over wat je wilt bereiken. Wanneer je een oplossing letterlijk citeert ontneem je jezelf mogelijk de beste oplossing voor de betreffende uitdaging.

Voeg een knop toevoegen bovenaan mijn website

Ik wil de navigatie voor gebruikers verbeteren

Ik wil meer nieuwsbrief abonnees

Wees helder en compleet

Gebruik zoveel mogelijk eenvoudige taal en vermijd jargon. Zorg er daarnaast voor dat de briefing alle relevante informatie bevat zoals o.a:

  • achtergrond / context van de opdracht
  • doelgroep
  • tone of voice
  • relevante stakeholders (andere opdrachtnemers, leveranciers, autoriteiten etc.)
  • verwachtingen
  • taakverdeling
  • beschikbare middelen (technisch, budget, organisatorisch)
  • deadlines.

Stroomlijn je communicatie

Stroomlijn de communicatie door heldere afspraken te maken over wanneer, hoe vaak en via welke kanalen de communicatie plaatsvindt. Met name wanneer een opdracht wordt uitgevoerd met meerdere samenwerkingspartners is een plan m.b.t. onderlinge communicatie vooraf onmisbaar.

In het verdere verloop van het proces kan dit worden verfijnd en bekrachtigd in een overeenkomst, inclusief de planning van regelmatige overlegmomenten en de aanwijzing van een contactpersoon voor vragen.

Geef ruimte voor feedback

Vraag feedback van collega’s of anderen om de briefing te optimaliseren. Blijf openstaan voor nieuwe ideeën en wees flexibel om onverwachte uitdagingen of wijzigingen in de planning aan te pakken. Denk van tevoren na over mogelijke knelpunten, zo ben je proactief voorbereid en voorkom je vertragingen.