Privacy statement

Communics hecht waarde aan jouw privacy. Om je inzicht te geven in hoe jouw persoonsgegevens door ons worden verwerkt, hebben we deze privacyverklaring opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Communics. Communics (KvK-nummer: 17258370) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Contact over privacy

Heb je vragen over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@communics.nl of gebruik de contactgegevens zoals vermeld op onze website.

Welke gegevens we verzamelen en waarom we die verzamelen

Persoonsgegevens die we kunnen verzamelen

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• woonadres
• bedrijfsgegevens (zoals KvK-nummer, BTW-nummer)
• IP-adres
• aanvullende informatie die je met ons deelt voor de uitvoering van de opdracht

Cookies
Communics gebruikt zowel functionele als analytische cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te kunnen laten werken. Deze cookies verwerken geen persoonsgegevens en hiervoor hoeft Communics geen toestemming te vragen. Deze cookies kan verwijderen via de instellingen van jouw browser. Meer informatie en de mogelijkheid om je cookievoorkeuren aan te passen vind je in ons cookiebeleid.

Analytics
Om te analyseren hoe vaak en op welke manier communics.nl wordt bezocht, gebruiken wij de on-premise versie software van Independent Analytics. Independent Analytics is open source en een privacy first analytics tool die geen persoonsgegevens verwerkt en opslaat. De statistieken die wij uit Independent Analytics verkrijgen worden niet gedeeld met derden en uitsluitend gebruikt om de website en diensten van Communics te verbeteren.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang. Ons gerechtvaardigd belang is het verbeteren van onze website en diensten. Omdat Independent Analytics geen persoonsgegevens verwerkt of opslaat, is de impact op jouw privacy minimaal.

Nieuwsupdates via e-mail
Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsupdates verwerken we je e-mailadres (en optioneel je naam) om je periodiek nieuws, tips of updates te sturen over de activiteiten van Communics. Dit doen we alleen met jouw expliciete toestemming (opt-in).

We gebruiken hiervoor Sendy, een door ons zelf beheerd mailsysteem, in combinatie met AWS (SES) voor de verzending van de e-mails. Je gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verzenden van de nieuwsupdates en niet gedeeld met andere partijen.

Je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsupdates of door ons een bericht te sturen. Zodra je je afmeldt, verwijderen we je gegevens binnen 14 dagen volledig uit onze verzendlijst. Gegevens in automatische back-ups worden binnen 30 dagen automatisch overschreven.

Voor het verbeteren van onze communicatie kunnen we bijhouden of nieuwsupdates geopend worden en op welke links wordt geklikt. Deze gegevens gebruiken we uitsluitend om de inhoud van toekomstige nieuwsupdates te verbeteren.

Rechtsgrond: Toestemming (opt-in).

Social Media
Op sommige pagina’s op deze website zijn deelknoppen opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten op sociale netwerken als Linkedin, Facebook en Twitter. Deze deelknoppen zijn privacy vriendelijk van opzet. Dat wil zeggen dat er geen informatie door de betreffende social media bedrijven wordt verzameld noch door Communics, totdat het artikel daadwerkelijk door jou wordt gedeeld.

Ingesloten inhoud van andere websites
Op sommige pagina’s kan gebruik worden gemaakt van content die op andere websites wordt gehost en op communics.nl is ingesloten. Denk bijvoorbeeld aan YouTube-video’s of code snippets van Github. Deze specifieke inhoud wordt pas weergegeven als je de cookiemelding onderaan op deze website hebt geaccepteerd.

Houd er rekening mee dat YouTube en Github hun eigen privacybeleid hebben. Communics.nl heeft geen controle over hun cookies. Als je het niet eens bent met hun beleid, accepteer dan de cookiemelding op deze website niet. Alle andere inhoud op deze website is dan wel gewoon beschikbaar.

Communicatie
E-mail, SMS en telefonisch
Wanneer je contact met ons opneemt is het mogelijk dat we de aan ons toegezonden informatie bewaren ten behoeve van onze dienstverlening aan jou. Soms vragen wij aanvullende persoonlijke gegevens indien dit voor de desbetreffende situatie relevant is. Dit maakt het mogelijk om je vraag te kunnen beantwoorden, een advies uit te kunnen brengen of om de opdracht te kunnen uitvoeren.

De gegevens worden opgeslagen op de server van Communics. Tevens kunnen er gegevens worden opgeslagen in een speciaal voor de opdracht ingerichte cloud-omgeving van externe samenwerkingstools. Met deze externe partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om te waarborgen dat jouw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld.

Communics verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Indien persoonsgegevens van derden worden verstrekt, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het hebben van een rechtsgeldige grondslag voor het delen van deze gegevens.

Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (bij een lopende opdracht) en gerechtvaardigd belang (bij algemene contactmomenten).

Formulieren
Wanneer je het contactformulier of één van de andere formulieren op deze website invult, worden de gegevens die in het formulier worden gevraagd direct zonder tussentijdse opslag doorgestuurd naar info@communics.nl. De verwerking hiervan wijkt niet af t.o.v. de verwerking die plaats vind wanneer je ons via e-mail bereikt.

Met wie we jouw gegevens delen

Communics stelt jouw persoonsgegevens niet ter beschikking aan derden, tenzij dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst of indien Communics wordt gemaand te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Verwerkingsovereenkomst
Hieronder valt het delen persoonsgegevens met de hosting partners van Communics en wanneer (een deel van) de opdracht wordt uitbesteed aan een externe partner van Communics. Hiervan wordt je uiteraard in kennis gesteld. Met onze partners, die in onze opdracht jouw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om er voor te zorgen dat jouw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld.

Verwerking in opdracht
Wanneer Communics persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant (bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een website), treedt Communics op als verwerker en de opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke. In dergelijke gevallen sluiten wij een verwerkersovereenkomst af waarin wordt vastgelegd hoe de gegevens worden behandeld en beveiligd.

Hoe lang we jouw gegevens bewaren

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je ze aan ons hebt verstrekt. De bewaartermijnen zijn als volgt:

• Financiële gegevens (facturen, contracten): 7 jaar (wettelijke verplichting)
• Projectcommunicatie (e-mails, bestanden, projectomgeving): voor de duur van het project + 1 jaar daarna voor nazorg en garantie
• Tijdelijke toegangsgegevens (zoals wachtwoorden): direct na versturen
• Contactformulieren: zolang relevant voor afhandeling
• Nieuwsbriefgegevens: tot je je afmeldt

Indien wettelijk verplicht bewaren wij bepaalde gegevens langer. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij alle gegevens.

Inzage, correctie en verwijdering

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast kun je vragen om tijdelijke beperking van de verwerking, je gegevens opvragen in een gestructureerd formaat (dataportabiliteit) of bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Je kunt een verzoek indienen via info@communics.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Hoe we jouw gegevens beveiligen

Versleuteling door SSL
De gegevens die via deze website aan ons worden verstrekt, worden beveiligd d.m.v. een geldig SSL beveiligingscertificaat. Dat betekent dat deze gegevens versleuteld worden verstuurd en dus niet leesbaar zijn voor derden. Deze versleuteling is ook aanwezig op alle webhosting pakketten en de daaraan gekoppelde webmail als ook de externe cloud omgeving die Communics gebruikt voor een aantal van haar diensten.

Herziening van dit beleid

Als wet- en regelgeving of omstandigheden veranderen, zal Communics haar privacybeleid indien noodzakelijk aanpassen. Kijk er daarom zo af en toe eens naar zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Wanneer wij denken dat een wijziging impact heeft op een bestaande overeenkomst dan stellen we jou hiervan uiteraard op de hoogte.