Het begint vaak onschuldig met een kleine wijziging of toevoeging aan een project, maar soms kunnen verzoeken om extra functies en wijzigingen leiden tot een langere doorlooptijd en hogere projectkosten. Dit verschijnsel wordt scope creep genoemd. Scope creep kan onbedoeld leiden tot frustraties en ontevredenheid bij zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.
In dit artikel gaan we in op wat scope creep is, de gevolgen ervan en hoe je scope creep kan voorkomen.
Wat is scope creep precies?
Scope creep betekent dat het project langzaam steeds groter wordt tijdens het ontwikkelingsproces, vaak zonder dat hier extra tijd of budget voor wordt toegekend. Dit kan gebeuren wanneer er nieuwe functies of ontwerp elementen worden toegevoegd die niet eerder waren overeengekomen of wanneer de klant steeds meer verzoeken heeft die buiten de oorspronkelijke specificaties vallen.
Oorzaken en gevolgen van scope creep
Onvoldoende definitie van de projectscope
Als de briefing van het project niet volledig of duidelijk is gedefinieerd in het begin van het project, kan dit leiden tot verkeerde verwachtingen over wat er van het project wordt verwacht en welke wijzigingen er wel of niet binnen de scope vallen.
Miscommunicatie
Wanneer er geen regelmatige communicatie is tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer, kan dit leiden tot misverstanden en onverwachte wijzigingen die niet binnen de oorspronkelijke scope vallen.
Onbeperkte revisies
Soms worden tijdens het project nieuwe ideeën of verzoeken aangedragen die niet zijn opgenomen in de oorspronkelijke scope. Als deze wijzigingen niet worden beheerd en gecontroleerd, kunnen ze leiden tot scope creep.
Technische uitdagingen
Soms kunnen technische uitdagingen of onverwachte problemen tijdens het project leiden tot extra werk dat niet was voorzien in de oorspronkelijke scope. Denk bijvoorbeeld aan beperkingen van een webhosting provider.
Matig projectmanagement
Als het project niet goed wordt beheerd, kan dit leiden tot een langere doorlooptijd, extra werk en hogere kosten. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als er geen duidelijke planning is of als er geen controle is op de voortgang van het project.
Scope creep kan leiden tot frictie en spanningen en hierdoor de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer behoorlijk onder druk zetten. Gelukkig kan je dit voorkomen door vooraf duidelijke afspraken met elkaar te maken.
Zo voorkom je scope creep
Maak een projectbriefing
Zorg voor een heldere briefing aan het begin van het project waarin alle eisen en verwachtingen duidelijk worden gecommuniceerd naar alle betrokken partijen. Zorg ervoor dat er geen ruimte is voor misinterpretatie en dat alle specificaties goed begrepen zijn.
Werk aan de hand van een overeenkomst
Maak gebruik van een contract of een overeenkomst waarin de scope van het project en het aantal revisies duidelijk zijn vastgelegd. Zorg ervoor dat de klant zich hieraan houdt en beheer het proces voor eventuele extra verzoeken of wijzigingen.
Overlegmomenten en voortgangsbewaking
Zorg voor een goede planning en stel realistische deadlines. Bouw voldoende overleg en feedback momenten in. Op deze manier kun je problemen en misverstanden voorkomen of oplossen voordat ze erger worden.
Door goede afspraken te maken kun je voorkomen dat de opdracht groter wordt dan de bedoeling is. Zo kun je het project tot een succesvol einde brengen.
